Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Introducción y propósito

Henao Pinilla Inversiones SAS (en adelante «la Empresa», «nosotros» o «Henao Pinilla») es una sociedad colombiana dedicada a la prestación de servicios de tecnología de la información, automatización de procesos, desarrollo de software y marketing digital.

La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, protegemos y compartimos los datos personales de quienes interactúan con nuestro sitio web, nos contactan o contratan nuestros servicios. Nos comprometemos con un manejo ético, transparente y profesional de toda información personal, y con el cumplimiento de la normatividad aplicable en las jurisdicciones donde operamos.

El uso de nuestro sitio web o la contratación de nuestros servicios implica la aceptación de esta Política. Si usted no está de acuerdo con sus términos, le pedimos abstenerse de usar nuestros servicios y contactarnos a [email protected] para resolver cualquier inquietud.

2. Marco normativo aplicable

Esta Política se rige y cumple con los siguientes marcos legales, según la ubicación y nacionalidad del titular de los datos:

2.1 Colombia

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás decretos complementarios.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2.2 Unión Europea y Espacio Económico Europeo

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD / GDPR) — Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
• Directiva ePrivacy 2002/58/CE (Directiva de cookies).

2.3 Estados Unidos

• California Consumer Privacy Act (CCPA), modificada por la California Privacy Rights Act (CPRA) — aplicable a residentes del estado de California.
• Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) — aplicable a menores de 13 años (ver sección 10).

2.4 Otros marcos de referencia

• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) — Ley 13.709/2018 de Brasil.
• Principios de la OCDE sobre Privacidad.
• Estándares ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701 como marcos de referencia para la seguridad de la información y la privacidad.

3. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

Razón social: Henao Pinilla Inversiones SAS
NIT: 901.279.650-4
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: www.henaopinilla.com

Para efectos del RGPD, Henao Pinilla actúa como «responsable del tratamiento» (data controller). Cuando prestamos servicios de automatización o gestión de datos por encargo de nuestros clientes, podemos actuar como «encargado del tratamiento» (data processor), caso en el cual se suscribirá el correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento.

4. Datos personales que recopilamos

4.1 Datos que usted nos proporciona directamente

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono o WhatsApp.
• Nombre y NIT/RUT de la empresa (cuando aplica).
• Cargo o rol dentro de la organización.
• Información contenida en mensajes, consultas o solicitudes de cotización.

4.2 Datos recopilados automáticamente

• Dirección IP y datos de geolocalización aproximada.
• Tipo de navegador, sistema operativo y dispositivo.
• Páginas visitadas, tiempo de permanencia y rutas de navegación.
• Fuente de tráfico (motor de búsqueda, red social, enlace directo).
• Datos de comportamiento e interacción con el sitio web (clics, movimientos del cursor, grabaciones de sesión anonimizadas).

4.3 Datos de terceros

Podemos recibir datos suyos a través de plataformas de publicidad (Meta Ads, Google Ads) cuando usted interactúa con nuestros anuncios en dichas plataformas, conforme a sus propias políticas de privacidad.

5. Finalidades del tratamiento

Sus datos personales son tratados única y exclusivamente para las siguientes finalidades:

5.1 Finalidades principales

• Atender solicitudes de contacto, cotización e información sobre nuestros servicios.
• Gestionar la relación contractual con clientes y proveedores.
• Enviar propuestas comerciales, cotizaciones y documentación relacionada con los servicios contratados.
• Emitir facturas, gestionar cobros y cumplir obligaciones tributarias y contables.
• Prestar los servicios de soporte técnico, automatización y marketing digital contratados.

5.2 Finalidades secundarias (con consentimiento)

• Enviar comunicaciones comerciales, boletines informativos y contenido de valor sobre tecnología y transformación digital.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Mostrar publicidad personalizada a través de Meta Ads y Google Ads.

5.3 Finalidades analíticas y de mejora

• Medir el rendimiento del sitio web y el comportamiento de los usuarios para mejorar la experiencia de navegación.
• Analizar el origen del tráfico y la efectividad de las campañas publicitarias.
• Detectar y corregir errores técnicos en el sitio web.

6. Base legal del tratamiento

Para cada tratamiento de datos, nos apoyamos en al menos una de las siguientes bases legales:

• Ejecución de un contrato: cuando el tratamiento es necesario para prestar el servicio contratado o para ejecutar medidas precontractuales a solicitud del interesado (Art. 6.1.b RGPD).
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando debemos tratar datos para cumplir obligaciones fiscales, contables o legales aplicables (Art. 6.1.c RGPD; Art. 10 Ley 1581/2012).
• Interés legítimo: cuando el tratamiento es necesario para nuestros intereses legítimos, como la seguridad de nuestros sistemas, la prevención del fraude o la mejora de nuestros servicios, siempre que no prevalezcan los derechos del titular (Art. 6.1.f RGPD).
• Consentimiento: para comunicaciones comerciales, cookies no esenciales y analítica de comportamiento. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento sin que ello afecte la licitud del tratamiento anterior a su retirada (Art. 6.1.a RGPD; Art. 9 Ley 1581/2012).

7. Cookies y tecnologías de seguimiento

7.1 ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo cuando visita nuestro sitio web. Nos permiten recordar sus preferencias y recopilar información sobre su navegación.

7.2 Cookies que utilizamos

Google Analytics (Google LLC): herramienta de analítica web que nos permite conocer el número de visitantes, las páginas más visitadas, la duración de las sesiones y el origen del tráfico. Los datos son anonimizados y procesados en servidores de Google. Política de privacidad: policies.google.com/privacy.

Meta Pixel (Meta Platforms, Inc.): código que nos permite medir la efectividad de nuestras campañas en Facebook e Instagram, crear audiencias personalizadas y mostrar anuncios relevantes a personas que han visitado nuestro sitio. Política de privacidad: facebook.com/policy.

Microsoft Clarity (Microsoft Corporation): herramienta de analítica de comportamiento que genera mapas de calor (heatmaps) y grabaciones de sesión anonimizadas para entender cómo los usuarios interactúan con el sitio. Las grabaciones no capturan información sensible ni contraseñas. Política de privacidad: privacy.microsoft.com.

Puede consultar el detalle de todas las cookies en nuestra Política de cookies.

7.3 Gestión de cookies

Al ingresar a nuestro sitio web, usted verá un aviso de cookies que le permite aceptar, rechazar o personalizar su uso. Puede modificar sus preferencias en cualquier momento desde el enlace «Gestionar consentimiento» disponible en el pie de página.

Adicionalmente, puede deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar algunas cookies puede afectar la funcionalidad del sitio web.

8. Transferencia y comunicación de datos

8.1 Encargados del tratamiento

Para la prestación de nuestros servicios, compartimos datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo nuestras instrucciones y con las garantías contractuales adecuadas:

• Google LLC (Google Workspace, Google Analytics, Google Ads) — Estados Unidos.
• Meta Platforms, Inc. (Meta Ads, WhatsApp Business API) — Estados Unidos.
• Microsoft Corporation (Microsoft Clarity, Microsoft 365) — Estados Unidos.
• Proveedor de hosting y servicios en la nube del sitio web.
• Herramientas de automatización (n8n y plataformas integradas según el proyecto).

8.2 Garantías para transferencias internacionales

Cuando transferimos datos a países que no ofrecen un nivel de protección equivalente al colombiano o europeo, aplicamos las siguientes garantías:

• Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (para transferencias desde el EEE).
• Marco de Privacidad de Datos UE–EE.UU. (Data Privacy Framework), cuando el destinatario esté certificado.
• Autorización expresa del titular, cuando las garantías anteriores no sean aplicables.

8.3 No venta de datos

Henao Pinilla no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios de esos terceros. Cualquier comunicación de datos se realiza exclusivamente en el marco de la prestación de servicios y con las garantías descritas en esta sección.

9. Derechos de los titulares

Usted tiene derecho a ejercer, en cualquier momento y de forma gratuita, los siguientes derechos sobre sus datos personales:

9.1 Derechos aplicables en Colombia (Ley 1581/2012)

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9.2 Derechos aplicables en la Unión Europea (RGPD)

• Derecho de acceso (Art. 15): obtener confirmación sobre si tratamos sus datos y acceder a ellos.
• Derecho de rectificación (Art. 16): corregir datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión o «derecho al olvido» (Art. 17): solicitar la eliminación de sus datos cuando dejen de ser necesarios.
• Derecho a la limitación del tratamiento (Art. 18): restringir el tratamiento en determinadas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad (Art. 20): recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Derecho de oposición (Art. 21): oponerse al tratamiento basado en interés legítimo o con fines de marketing directo.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas (Art. 22).
• Derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control de su país (p. ej., la AEPD en España o el ICO en el Reino Unido).

9.3 Derechos aplicables en California (CCPA/CPRA)

• Derecho a conocer qué datos personales se recopilan, usan, comparten o venden.
• Derecho a eliminar los datos personales recopilados.
• Derecho a corregir datos personales inexactos.
• Derecho a optar por no participar en la venta o el uso compartido de datos personales.
• Derecho a la no discriminación por ejercer sus derechos de privacidad.

9.4 Cómo ejercer sus derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, envíe una solicitud a [email protected] con el asunto «Derechos ARCO» o «Privacidad», indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer y, de ser posible, una copia de su documento de identidad. Responderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para el caso colombiano y de treinta (30) días calendario para solicitudes bajo el RGPD.

10. Protección de datos de menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores de edad. Si usted considera que hemos recopilado datos de un menor sin el consentimiento parental requerido, le rogamos nos contacte de inmediato a [email protected] para proceder a su eliminación.

11. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la destrucción o la alteración. Entre estas medidas se incluyen:

• Comunicaciones cifradas mediante protocolo HTTPS/TLS en todo el sitio web.
• Control de acceso basado en roles para los sistemas internos que contienen datos personales.
• Políticas internas de manejo confidencial de información de clientes.
• Revisión periódica de los accesos y los proveedores con quienes se comparten datos.
• Compromiso de confidencialidad por parte del personal que tiene acceso a datos personales.

A pesar de estas medidas, ningún sistema de transmisión de datos por internet es 100 % seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos conforme a los plazos y requisitos establecidos por la normativa aplicable.

12. Conservación de los datos

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y para el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables:

• Datos de clientes activos: durante la vigencia de la relación contractual.
• Datos de clientes inactivos: hasta diez (10) años desde la última interacción, en cumplimiento de obligaciones tributarias y contables colombianas.
• Datos de contacto y prospectos: hasta dos (2) años desde el último contacto, o hasta que el titular revoque su consentimiento.
• Datos analíticos (cookies): según los períodos definidos por cada herramienta (Google Analytics: hasta 14 meses; Meta Pixel: hasta 180 días; Microsoft Clarity: hasta 13 meses).

Una vez vencidos estos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

13. Actualizaciones de esta Política

Henao Pinilla se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o en nuestras prácticas de tratamiento de datos. Cualquier modificación será publicada en esta misma página con indicación de la fecha de última actualización. Para cambios sustanciales, notificaremos a los titulares por correo electrónico cuando dispongamos de esta información.

Le recomendamos revisar esta Política periódicamente. El uso continuado del sitio web tras la publicación de los cambios implica su aceptación.

14. Contacto y canal de atención al titular

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: [email protected]
Asunto sugerido: «Privacidad y datos personales»
Sitio web: www.henaopinilla.com
Horario de atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m., y sábados, 8:00 a.m. – 12:00 m. (hora de Colombia, UTC−5)

Si su solicitud no es resuelta satisfactoriamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante:

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co — para titulares en Colombia.
• La autoridad de protección de datos de su país de residencia — para titulares en la Unión Europea o el Reino Unido.
• California Privacy Protection Agency (CPPA) — para residentes en California, EE.UU.